Digitalização de Documentos
O cenário: alta circulação de documentos em papel
Com a alta circulação de documentos em papel, muitas empresas têm problemas de administração, compartilhamento e armazenamento desses documentos. São contratos, processos jurídicos, documentos de RH, notas fiscais e muitos outros documentos que fazem parte dos processos de negócios dessas empresas.
Muitas vezes, esses documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados freqüentemente, o que sempre gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além do elevado número de cópias, para possibilitar que o documento seja analisado por mais de uma pessoa.
A perda de um documento pode causar prejuízos que vão além do simples papel. Uma empresa de varejo, por exemplo, que tenha um contrato de compra e venda de um refrigerador extraviado, não poderá provar nada caso o seu cliente deixe de pagar as parcelas.
A solução: digitalização dos documentos
Para reduzir custos ao longo do tempo, garantindo maior agilidade na consulta e segurança na preservação de seus documentos, a IDOC oferece serviços de Digitalização.
O seu acervo histórico e documentos do dia-a-dia são convertidos para o meio digital, transformados em imagens e gravados como arquivos TIF, JPEG ou PDF. Todas as imagens passam por um tratamento especial de imagem, onde fica garantida a sua qualidade.
As imagens e documentos eletrônicos podem ser gravados em:
- CDs e/ou DVDs já com os dados de índices e um visualizador para pesquisa diretamente na mídia;
- Gravadas em servidores da iDOC, permitindo sua pesquisa diretamente pela Web.
Os benefícios: integração, controle, rapidez, segurança e qualidade
- Imagens nítidas e de tamanho reduzido.
- Qualidade nos índices dos documentos.
- Segurança no armazenamento.
- Serviço eficiente e rápido.
- Serviços de customização para integração com outros sistemas do cliente
Procedimento e etapas da digitalização:
As imagens poderão ser coloridas, em tons de cinza ou bitonais, sempre de acordo com a utilização prevista e buscando o equilíbrio entre tamanho dos arquivos e qualidade das imagens.
O processo pode ser realizado em papéis de diferentes tamanhos, formas, gramaturas e tipos.
Consulte-nos para maiores informações.
