A automação dos processos e o gerenciamento eficiente das informações constam entre os maiores desafios das organizações na atualidade, que vivem sob a égide da “Síndrome do Excesso de Informação”. A busca pela otimização e agilidade na recuperação da informação exige a revisão dos processos internos e a utilização de ferramentas adequadas para auxiliarem esta tarefa comumente tão complexa. Para tanto, se faz necessária a construção de um ambiente de busca amigável e ágil, para que este aparato tecnológico seja acionado no exato momento em que as informações se façam necessárias.
Segundo a abordagem diferenciada da iDOC sobre o cenário Documental das Organizações, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Conteúdos baseia-se em uma solução tecnológica que surge em função da explosão de conteúdos multimídia, e não apenas em papel, e visa permitir a gerência de todas as etapas, coordenando o seu fluxo (ou tramitação) desde a criação até a publicação de documentos e conteúdos, de forma padronizada, trazendo redução de custos e facilitando o intercâmbio e integração de documentos e conteúdos, independentemente de sua mídia original, seja papel, microfilmes, cromos ou eletrônica.
Os benefícios ligados à adoção de uma solução efetivamente robusta de GED incluem, entre outros, a redução de custos no manuseio efetivo da informação, diminuindo sensivelmente a dependência do papel e ampliando sobremaneira a velocidade e eficiência da pesquisa, tanto pela utilização de palavras-chave, quanto pelo correto e estruturado armazenamento dos documentos. Outro importante valor agregado à adoção de soluções de GED diz respeito ao aumento dos canais de publicação de documentos e conteúdos, maximizando a distribuição simultânea da informação através de multi-canais, tais como Internet, Intranets, Correio Eletrônico e Telefones Celulares.
Todavia, uma adequada interpretação da abrangência do retorno sob o investimento (tangível e intangível) em GED, em nosso ponto de vista, exige que se discorra sobre os riscos e custos do “não conhecimento”, que consiste nas conseqüências de se operar um negócio baseando-se em informações incompletas ou imperfeitas. Listamos a seguir algumas destas possíveis implicações:
- Tomadas de decisão incorretas – sobre o lançamento de produtos, a compra ou “não compra” de um determinado insumo, a contratação, demissão ou promoção de um colaborador, ou a precificação e/ou marketing de um determinado produto, entre outros.
- Perda de dados de um cliente e/ou processo de venda.
- Engajamento em um “mau negócio” ou a perda de um excelente negócio.
- Envolvimento em processos legais desnecessários, etc.
Assim, ao abraçar todos os processos das organizações, disponibilizar seu “conhecimento” para os colaboradores, parceiros e clientes, incluir aspectos de gestão de documentos e de fluxos de trabalho, as soluções de Gerenciamento de Documentos e Conteúdos visam fornecer a arquitetura tecnológica necessária à obtenção dos seguintes benefícios diretos:
- Eficiência: A rapidez no acesso a informações consistentes é vital na tomada de decisão em qualquer organização atual;
- Produtividade: Redução do tempo necessário na busca de documentos e gerenciamento eficiente do conteúdo, eliminando a duplicidade e otimizando a distribuição de documentos e informações;
- Escalabilidade: A tecnologia utilizada permite manipular, recuperar e armazenar desde pequenos até grandes volumes de informações;
- Flexibilidade: Soluções totalmente configuráveis para as necessidades específicas da empresa, envolvendo a possibilidade de customização da Base de Conhecimento, navegação por estrutura de Árvore de Diretórios, criação de Perfis de Usuários, definição de Tipos de Documentos, Digitalização de Documentos, Indexação através de Campos Previamente Definidos e/ou do Texto Completo (full text), Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), upload e download de arquivos e criação e controle de tantos Fluxos de Documentos quantos necessários.
- Amigabilidade e Simplicidade: Interface com o usuário desenvolvida em ambiente Web, facilitando a sua integração com os portais corporativos já existentes na organização.
- Segurança: Privacidade e segurança das informações, garantindo a propriedade e autoria dos documentos, bem como a organização do conteúdo através de consistentes e centralizadas regras de uso e acesso, não importando a forma como eles se apresentem. O conceito de segurança ainda se estende à preservação dos documentos originais, quando em papel, uma vez que os mesmos têm seu manuseio sensivelmente diminuído.
- Compatibilidade: Armazenamento, Indexação automática e recuperação de documentos nos mais diversos formatos, tais como Microsoft Office™ (Word, Excel e PowerPoint), além de arquivos PDF, ASCII, RTF e diversos formatos de som, vídeo e imagem.
Esses conceitos de simplicidade, escalabilidade e amigabilidade também são herdados pelas funcionalidades de Gerenciamento, Automação e Otimização de Fluxos de Processos e documentos disponíveis nestas soluções. Através de um total controle sobre o fluxo de processos, desenhados via interface interativa e orientada a objetos gráficos, as soluções desta natureza permitem o completo gerenciamento dos fluxos administrativos e documentais, contribuindo de forma indelével para a Governança Corporativa.
Pode-se afirmar que o objetivo primordial destas funcionalidades é o de responder a questões como "Qual o status do meu processo?" ou "Qual a versão que está tramitando de um determinado documento?". Perguntas simples de nosso cotidiano, mas, em geral, muito difíceis de serem equacionadas na ausência de soluções com este perfil.
Assim, o Gerenciamento de Fluxos e Processos coordena a criação, trâmite e monitoração de todos os documentos, de forma fácil, rápida e transparente.
Principais Características dos Sistemas de Gerenciamento de Fluxos e Processos:
- Integração: Nas organizações, é comum que as pessoas que participam de um processo de negócio possuam diferentes opiniões sobre como ele deve ser conduzido. Muitas vezes, no entanto, isso pode gerar ineficiência e desorganização. Todavia, através de Sistemas de Gerenciamento de Fluxos e Processos torna-se viável a modelagem formal de procedimentos e documentados, por meio de uma interface gráfica simples e intuitiva, permitindo que todos os colaboradores compartilhem a mesma visão do processo;
- Agilidade: Após sua definição, os procedimentos podem ser executados de forma que todas as pessoas envolvidas recebam suas tarefas eletronicamente, em listas de trabalhos pessoais, juntamente com todas as informações necessárias. Uma vez concluída a tarefa, as informações serão encaminhadas para o próximo usuário envolvido no trâmite do processo e assim sucessivamente até o parecer final, tudo de forma eletrônica e automática.
- Recuperação: Com a busca textual, a pesquisa por documentos, que estão tramitando ou mesmo que estão arquivados, fica extremamente facilitada.
Desta forma, as soluções de Gerenciamento eletrônico de Documentos e Conteúdo contribuem para a otimização dos fluxos de informação e de processos administrativos, reduzindo custos de papel, impressão (tintas e equipamentos) e distribuição (manuseio e postagem), viabilizando múltiplos acessos concorrentes ao mesmo documento (trabalho colaborativo), aumentando a produtividade geral do acesso à informação corporativa, através da aceleração da procura e da recuperação de documentos e conteúdos.
Concluindo, diferentemente da abordagem feita pelos Birôs de Digitalização tradicionais, cujo resultado final gera invariavelmente Cemitérios de Imagens, totalmente desintegrados ao restante do acervo digital das organizações, a iDOC prega a Universalização do Capital Intelectual Corporativo, integrando e disponibilizando todas as mídias e formatos existentes no ambiente organizacional através de um arcabouço tecnológico baseado nos ferramentais de gerenciamento de documentos, conteúdos e fluxos de processos. |
